Sprawozdania merytoryczne i finansowe

1. Co to jest sprawozdanie merytoryczne i rozliczenie finansowe?

Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia finansowe dotyczą spraw związanych z formą działalności studenckiej i doktoranckiej. Wszystkie organizacje studenckie i doktoranckie także stowarzyszenia działające na terenie Uczelni są zobowiązane do składania Rektorowi (za pośrednictwem BWS) sprawozdań merytorycznych i rozliczeń finansowych z otrzymanych środków. Dokumenty składane są co najmniej dwa razy w roku kalendarzowym i zawierają informacje z półrocznej działalności organizacji.
Sprawozdanie merytoryczne ma na celu pokazać jakie działania podejmowała organizacja działająca w Uczelni, w ustalonym przez zarządzenie okresie. Podejmowane działania powinny być zgodne z celami statutowymi organizacji i powinny mieścić się w określonych i wskazanych sposobach realizacji tych celów wyznaczonych także w statucie. 
Rozliczenie finansowe jest formą zestawienia i bilansu środków otrzymanych w podziale i poza podziałem od Uczelnianej Rady Samorządu Studenckiego, pochodzących z rezerwy Rektora, bądź z rezerwy Dziekanów, Dyrektorów instytutów.

Konsekwencją otrzymanych środków pieniężnych na działalność studencką i doktorancką jest właśnie składanie rozliczeń finansowych. 

2. Jakie informacje musi zawierać sprawozdanie merytoryczne i finansowe?

Sprawozdania powinny zawierać:
- pełną nazwę organizacji studenckiej/doktoranckiej bądź stowarzyszenia,
- dokładny adres siedziby organizacji/stowarzyszenia,
- datę wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego, numer, regon (w przypadku stowarzyszenia),
- dane osobowe (tytuł, imię i nazwisko opiekuna oraz przewodniczącego),
- dane kontaktowe organizacji oraz opiekuna i przewodniczącego (e-mail, telefon, www)
- informacje o ilości członków,
- listę wszystkich członków (tytuł, imię i nazwisko),
- informacje o funkcjonujących wewnątrz sekcjach,

Sprawozdania finansowe muszą zawierać dodatkowo bilans i rozliczenie za określone półrocze ze środków na działalność studencką:
- pozostałe z poprzedniego półrocza,
- otrzymane w podziale od URSS,
- otrzymane dodatkowo poza podziałem od URSS,
- dotacja z rezerwy rektorskiej,

Sprawozdania merytoryczne zawierają opis bieżącej działalności organizacji, która została podjęta w danym okresie rozliczeniowym, w szczególności opis podejmowanych inicjatyw, realizowanych działań i efektów tych działań.

Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia finansowe muszą być zaakceptowane i podpisane przez władze statutowe (przewodniczący / zastępca przewodniczącego) oraz  opiekuna organizacji, dziekana i osobę odpowiedzialną na wydziale/jednostce za sprawy finansowe.

3. Wymagane dokumenty

Organizacje studenckie/doktoranckie składają sprawozdania, których wzory zamieszczone są na stronach Uczelnianej Rady Samorządu Studenckiego
- Sprawozdanie z działalności organizacji za I i II półrocze roku - formularz,
- Lista członków i członkiń organizacji - załącznik nr 1,
- Rozliczenie dofinansowania ze środków na działalność studencką / doktorancką - załącznik nr 2,
- Wniosek o pozostawienie w dyspozycji organizacji niewykorzystanych środków na działalność - załącznik nr 3,
- Ankieta do sprawozdania merytorycznego z projektu dofinansowanego ze środków na działalność studencką / doktorancką - załącznik nr 4,
- Sprawozdanie merytoryczne z projektu dofinansowanego ze środków na działalność studencką / doktorancką - załącznik nr 5,
- Informacja o dofinansowaniach ze źródeł innych niż środki na działalność studencką / doktorancką - załącznik nr 6.

Stowarzyszenia składają sprawozdania i wnioski wraz z kosztorysami realizowanych przedsięwzięć zaakceptowane i podpisane przez władze statutowe oraz załączają do sprawozdań aktualny wypis z rejestru sądowego, statut i imienny wykaz członków.

4. Jak prawidłowo wypełnić sprawozdanie i rozliczyć się z otrzymanych środków pieniężnych?

Informacje dotyczące prawidłowego wypełniania sprawozdań z działalności organizacji uczelnianych można znaleźć na stronach URSS pod hasłem: OBJAŚNIENIA 

5. Miejsce składania dokumentów

Biuro Wsparcia Studenta w Centrum Obsługi Studenta
- adres: ul. Bankowa 12a, 40-007 Katowice
- e-mail: bws@us.edu.pl 
- tel. 32/359 17 30

6. Terminy składania sprawozdań

Organizacje przedstawiają władzom uczelni sprawozdania i rozliczenia z otrzymanych środków nie rzadziej niż raz w semestrze. Sprawozdania merytoryczne i rozliczenia z działalności organizacji studenckiej /doktoranckiej składane są rokrocznie do 20 września za pierwsze półrocze (za okres od stycznia do sierpnia) i do 20 stycznia za drugie półrocze (za okres od września do grudnia).

7. Podstawa prawna: 

- Art. 204 ustawy z dnia 27 lipca 2005r. Prawo o szkolnictwie wyższym.
- Zarządzenie nr 6/2010 z dnia 23 stycznia 2010r. Rektora Uniwersytetu Śląskiego.


Dostarczył: Biuro Wsparcia Studenta; email: bws@us.edu.pl